Politique de confidentialité

OBJECTIF

Cette politique de confidentialité régit la façon dont Solutions organisationnelles Inc. recueille et utilise les données personnelles que les clients et leurs employés soumettent.

Solutions organisationnelles Inc. reconnaît les attentes des clients selon lesquelles les renseignements personnels divulgués à Solutions organisationnelles Inc. ne seront utilisés que dans le but de fournir les services de gestion de cas et pour promouvoir les meilleures pratiques fondées sur des preuves et ne seront pas divulgués sans consentement éclairé.

Solutions organisationnelles Inc. a élaboré cette politique pour se conformer à la Loi canadienne sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.

PROCÉDURE

Informations personnelles

Les informations personnelles concernent les données enregistrées qui identifient une personne, qu'elles soient communiquées par voie orale, électronique ou écrite. Les informations personnelles de Solutions organisationnelles Inc. comprennent généralement, mais sans s'y limiter, celles d'un individu:

• Nom, adresse du domicile ou numéro de téléphone du domicile.
• Âge, sexe, état matrimonial ou situation familiale.
• Numéro d'identification, symbole ou autre particulier attribué à l'individu.
• Antécédents médicaux et de santé, y compris des informations sur handicap psychologique.
• Antécédents scolaires, financiers ou professionnels.

Comment nous utilisons les informations que nous collectons

Our policy at Organizational Solutions Inc. sets high standards on collecting, using, disclosing and retaining personal information. For our clients, the primary purpose of collecting personal information about an individual is to provide Disability Management services for that person. We collect only the information we need for the purposes of managing claims. Our files are kept for the purpose of providing early and safe return to work and assessment information. We retain information for as long as necessary for the purpose for which it was collected and in accordance with legislation.

Informations sur le site Web

Organizational Solutions Inc. utilise notre page «Carrières» qui sert à communiquer les opportunités de carrière. Lorsqu'un individu soumet son CV sur notre site Web en cliquant sur le bouton «Soumettre», il soumet des informations personnellement identifiables.

Pour les membres du grand public et les clients, notre objectif principal en matière de collecte de renseignements personnels est de fournir des avis d'événements spéciaux, tels qu'un séminaire ou une conférence, ou de les informer des services offerts par Solutions organisationnelles Inc.

Liens vers d'autres sites

The privacy policy only covers Organizational Solutions Inc.’s website. When you visit our website, you may discover that it contains links that may take you to sites operated by third parties that are not within Organizational Solutions Inc.’s control and are not covered by this Privacy Policy. If you use a link you are advised to check their applicable privacy practices and policy for each particular new site. We at  Organizational Solutions Inc. do not accept any responsibility or liability for the practices of other websites.

Entrepreneurs

Pour les personnes qui sont engagées pour travailler pour nous, elles doivent avoir une connaissance et un consentement préalables à la politique de confidentialité d’Organisation Solutions Inc. Notre objectif principal en ce qui concerne la collecte de renseignements personnels est de nous assurer que nous pouvons les contacter à l'avenir (affectations de travail) pour les communications liées au travail nécessaires (envoi de chèques de paie), une lettre de référence ou une évaluation de leur travail.

Objectifs communs

Nous collectons et divulguons également des informations à des fins communes telles que:

• Pour facturer des biens et services aux clients ou pour recouvrer des comptes impayés
• Informer les clients que leur service doit être revu (p. Ex. Pour s'assurer que le service est toujours adapté aux besoins personnels)
• Pour informer les clients et autres sur des événements ou des opportunités spéciaux (par exemple des séminaires ou des conférences ou de nouvelles options de service).
• Pour examiner les dossiers des clients et autres dans le but de garantir que nos normes et services élevés sont respectés. Cela peut inclure des consultants externes tels que des avocats, des comptables, des consultants privés agissant en notre nom et des examens de contrôle qualité continus de notre entreprise et de ses normes et services.
• À l'occasion, il peut y avoir la possibilité de gagner des prix en participant à des tirages au sort périodiques ou à d'autres promotions sur notre site Web, à des séminaires ou ailleurs. Pour participer, nous pouvons demander à une personne de fournir son nom, son adresse et son numéro de téléphone. À moins qu'ils ne se désistent en nous contactant, les informations fournies seront collectées, utilisées et divulguées conformément à la présente politique de confidentialité.
• Nous utilisons également un fournisseur tiers pour nous aider à recueillir des informations sur les zones visitées sur notre site Web afin d'évaluer et d'améliorer l'expérience client et la commodité du site Web. Le fournisseur tiers est limité contractuellement aux informations qui nous sont fournies de quelque manière que ce soit.

Using e-mail or fax to communicate health information

The privacy of client e-mail and faxes containing vital medical information is paramount to Organizational Solutions Inc. As with the paper record, the client has the right to privacy and confidentiality of her/his personally identified medical information. Organizational Solutions Inc.’s Health Professionals have a duty to retain the  confidential nature of patient records at all times. Clients will be informed of privacy issues and will be given detailed instructions regarding the information they provide over the internet. All client data containing sensitive and confidential information is assigned security protections to control access to the information.

PIÈCE JOINTE PAR COURRIEL

Cet e-mail et toutes les pièces jointes peuvent être confidentiels ou légalement privilégiés. Si vous avez reçu ce message par erreur ou n'êtes pas le destinataire prévu, vous devez détruire le message électronique et toutes les pièces jointes ou copies, et il vous est interdit de conserver, distribuer, divulguer ou
en utilisant toute information contenue dans ce document. Veuillez nous informer de la livraison erronée par retour de courrier électronique. Merci de votre collaboration.

CONFIDENTIEL: Ce courriel est confidentiel et protégé. L’expéditeur ne renonce pas aux droits et obligations qui s’y rapportent. Toute diffusion, utilisation ou copie de ce message ou des renseignements qu’il contient par une personne autre que le (les) destinataire(s) désigné(s) est interdite. Si vous recevez ce courriel par erreur, veuillez m’en aviser immédiatement, par retour de courriel ou par un autre moyen.

Pièce jointe par télécopie

Avis de confidentialité:
Le document accompagnant cette transmission de fax contient des informations confidentielles appartenant à l'expéditeur, qui sont légalement privilégiées. Les informations sont destinées uniquement à l'usage de l'individu ou de l'entité nommée ci-dessus. Si vous n'êtes pas le destinataire prévu, vous êtes informé par la présente que toute divulgation, copie, distribution ou prise de toute action en se fondant sur ou concernant le contenu de ces informations télécopiées est strictement interdite. Si vous avez reçu ce fax par erreur, nous vous prions de nous excuser et vous demandons de notifier immédiatement ce qui précède par téléphone pour organiser le retour du fax.

Les professionnels de la santé d’Organizational Solutions Inc. doivent connaître les risques et les avantages ainsi que les mécanismes de protection de la vie privée des patients, de la confidentialité et de la sécurité des systèmes à l’ère actuelle de l’information.

Assurance de la qualité

“ La confidentialité fait référence à la confiance placée dans le fait que les informations partagées seront respectées et utilisées uniquement aux fins divulguées. La confidentialité est une exigence inhérente aux activités quotidiennes de tout professionnel du dossier de santé. ” (Styffe, 1997)

Obligation des professionnels de la santé

Tous les professionnels de la santé d’Organizational Solutions Inc. ont le devoir de conserver en tout temps la nature confidentielle des dossiers des patients. La gestion des informations sur la santé comprend non seulement la collecte des données sur les patients, mais également leur protection, leur interprétation et leur analyse pour prendre des décisions.
Les professionnels de la santé d’Organizational Solutions Inc. s’assureront qu’ils se conforment aux normes professionnelles de leurs organismes de réglementation en matière de responsabilité en matière de sécurité. Tous les efforts raisonnables seront déployés pour s'assurer que les sous-traitants respectent également.
Normes de confidentialité d’Organizational Solutions inc. Une vérification interne des pratiques de confidentialité de Solutions organisationnelles Inc. sera effectuée périodiquement.

Sécurité et confidentialité

Consentement du membre signé: Tous les formulaires de réclamation incluent un libellé de consentement exprès, nous donnant la permission de collecter des informations médicales et personnelles à utiliser aux fins identifiées, et de partager des informations spécifiques avec les parties autorisées si nécessaire.
Conservation des formulaires médicaux: Reasonable measures have been taken by Organizational Solutions Inc. to provide security for any personal information stored in  Organizational Solutions Inc.’s offices such as passwords, read only options and secure filing cabinets in a secure room.

Contrat d'audit des réclamations: Les auditeurs doivent signer un accord de confidentialité lors d'un audit des réclamations. Si Organizational Solutions Inc. sous-traite les services décrits dans la politique à une autre entreprise, Organizational Solutions Inc. demandera à l'entreprise sous-traitée de s'engager par écrit (signé et daté) à la confidentialité complète et
la sécurité de toutes les informations personnelles auxquelles ils peuvent avoir accès.

Principes applicables à la politique de confidentialité

Responsabilité

Chaque employé de Solutions organisationnelles Inc. est responsable des renseignements personnels sous son contrôle et chacun est responsable en dernier ressort envers Liz Scott, directrice, du respect de cette politique de confidentialité. Liz Scott, directrice, s'assurera que, dans l'ensemble, Solutions organisationnelles Inc. adhère à cette politique de confidentialité.

Identifier les objectifs

Le but pour lequel les informations personnelles sont collectées sera identifié avant ou au moment où les informations sont collectées.

Limiter la collecte

Les informations personnelles seront limitées à ce qui est nécessaire aux fins identifiées. Les renseignements personnels seront recueillis selon des politiques et des procédures équitables et légales.

Limitation de l'utilisation, de la divulgation et de la conservation

Personal information will not be used, disclosed, or retained for purposes other than those for which the information was collected, unless the individual gives permission for another reason, or it is permitted under law. Personal information will be retained as long as the file is active and for such periods as prescribed by applicable laws. A file will be deemed inactive when the case is closed. Information in an inactive file will be retained for seven (7) years, except in cases in which a long latency disease exists, eg. hearing loss. Long latency disease files will be retained for 40 years. Guidelines will be developed with respect to the destruction, erasure or anonymyzing of personal information once it is no longer required.

Précision

Les informations personnelles resteront exactes, complètes et à jour, au besoin aux fins identifiées pour lesquelles elles doivent être utilisées.
Protection des informations Organizational Solutions Inc. protégera les informations personnelles avec des mesures de protection adaptées à la sensibilité des informations fournies.

Ouverture

Solutions organisationnelles Inc. rendra disponibles des politiques et procédures spécifiques concernant les informations personnelles d'un individu de manière à ce que les informations soient facilement disponibles et faciles à comprendre.

Accès individuel

Organizational Solutions Inc. will give access to an individual who wishes to review or verify personal information. Written request must be given to the Privacy Officer. Upon request to review their file identity will be verified. Once identity is verified the individual will be permitted to review personal information that has been collected, individuals can make a request in writing to Organizational Solutions Inc. and within a reasonable amount of time ask how their personal information is being used and to whom it has been disclosed.

Répondre aux plaintes et aux suggestions

Individuals can address any complaint or suggestion regarding compliance with the above principles. Organizational Solutions Inc. has policies and procedures to receive, investigate, and respond to complaints and suggestions. You may learn more about these policies and procedures by contacting the Human Resource Lead at 905-315-7179 or 1-866-674-7656.

Modifications de la politique de confidentialité

Organizational Solutions Inc. se réserve le droit de changer ou de modifier cette politique de confidentialité à tout moment. Tout changement ou modification de cette politique de confidentialité entrera en vigueur immédiatement. Organizational Solutions Inc. s'engage à assurer le respect de la législation applicable en matière de confidentialité. Cette politique sera revue chaque année.