Politique de confidentialité

RESPONSABILITIÉ

Solutions Organisationnelles Inc. a mis en place des lignes directrices et des procédures qui protègent la façon dont nous recueillons, conservons et utilisons les données personnelles que les clients et leurs employés nous soumettent. Solutions Organisationnelles Inc. reconnaît que les clients s'attendent à ce que les informations personnelles qui leur soient divulguées, ne soient utilisées que dans le but de fournir des services de gestion de cas et de faire progresser les meilleures pratiques fondées sur des données probantes, et qu'elles ne seront pas divulguées sans un consentement éclairé. Chaque employé et représentant de Solutions Organisationnelles Inc. est responsable des informations personnelles dont il a la charge.

Un Responsable de la Confidentialité a été chargé de mettre en œuvre un programme de la protection de la vie privée et d'en superviser la conformité. En outre, des responsables de la conformité ont été désignés dans certains secteurs de l'entreprise pour aider le Responsable de la Confidentialité et pour travailler avec l'équipe opérationnelle afin de s'assurer que toutes les procédures liées au traitement des informations personnelles sont conformes aux exigences de la politique. Un audit interne des pratiques en matière de protection de la vie privée sera effectué périodiquement par Solutions Organisationnelles Inc.

Devoir des professionnels de la santé
“Confidentiality refers to the trust placed that the information shared will be respected and used only for the purpose disclosed. Confidentiality is an inherent requirement of the daily activities of any health record professional (Styffe, 1997).”

All of Organizational Solutions Inc.’s Health Professionals have a duty to retain the confidential nature of patient records at all times. Health information management includes not only the collection of patient data but also protecting it, interpreting it, and analyzing it to make decisions.

Organizational Solutions Inc.’s Health Professionals will ensure that they comply with the professional standards of their governing regulatory bodies in maintaining security accountability. Every reasonable effort will be taken to ensure subcontractors also adhere to Organizational Solutions Inc.’s privacy standards.

IDENTIFICATION DES FINALITES

La raison pour laquelle des informations personnelles sont collectées sera identifiée avant ou au moment de la collecte des informations. Pour nos clients, l'objectif principal de la collecte d'informations personnelles sur une personne est de fournir des services de gestion de l'invalidité à cette personne. Nous ne recueillons que les informations dont nous avons besoin pour gérer les demandes. Nos dossiers sont conservés dans le but d'assurer un retour rapide et sûr au travail et de fournir des informations d'évaluation.

Nous collectons et divulguons également des informations à des fins communes telles que:

• Pour facturer des biens et des services aux clients ou pour recouvrer des comptes impayés.
• Informer les clients que leur service doit être revu (p. Ex. Pour s'assurer que le service est toujours adapté aux besoins personnels)
• Pour informer les clients et autres sur des événements ou des opportunités spéciaux (par exemple des séminaires ou des conférences ou de nouvelles options de service).
• Pour examiner les dossiers des clients et d'autres dossiers afin de s'assurer que nos normes élevées et nos services sont respectés. Il peut s'agir de consultants externes tels que des avocats, des comptables ou des consultants privés agissant en notre nom, ainsi que d'examens continus de contrôle de la qualité de notre société, de ses normes et de ses services.
• Nous utilisons des données agrégées pour la recherche afin de faire progresser la nature de la profession fondée sur des preuves.
• Occasionnellement, il est possible de gagner des prix en participant à des tirages au sort périodiques ou à d'autres promotions sur notre site internet, lors de séminaires ou ailleurs. Pour participer, nous pouvons demander à une personne de fournir son nom, son adresse et son numéro de téléphone. À moins qu'elles ne s'y opposent en nous contactant, les informations fournies seront collectées, utilisées et divulguées conformément à la présente politique de confidentialité.

Nous faisons également appel à un fournisseur tiers pour nous aider à recueillir des informations sur les zones visitées sur notre site internet afin d'évaluer et d'améliorer l'expérience du client et l’utilisation du site internet. Le fournisseur tiers n'est pas autorisé par contrat à utiliser les informations qui nous sont fournies de quelque manière que ce soit.

CONSENTEMENT SIGNÉ DE L’ADHERENT

Tous les formulaires de réclamation comprennent un libellé de consentement éclairé et explicite, permettant à Solutions Organisationnelles Inc. de recueillir des informations médicales et personnelles à utiliser aux fins indiquées et de partager des informations spécifiques avec les parties autorisées, le cas échéant. Les représentants doivent également obtenir le consentement, le cas échéant, pour la collecte d'informations personnelles d'une personne auprès d'une autre source telle que les fournisseurs de soins de santé ou les compagnies d'assurance.

Les personnes auront le choix concernant la collecte, l’utilisation et la divulgation de toutes informations personnelles qui n'est pas nécessaire à la production d'un produit ou d'un service (par exemple, les communications marketing). Elles seront également informées qu'elles peuvent retirer leur consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d'un préavis raisonnable, tout en sachant qu'un retrait peut entraîner l'interruption d'un produit ou d'un service. Les demandes de retrait du consentement à la poursuite du traitement des informations personnelles doivent être adressées par écrit au Responsable de la Confidentialité à l'adresse courriel suivante : privacyofficer@orgsoln.com. Les informations personnelles doivent être limitées à la finalité identifiée au moment du consentement.

Les informations personnelles peuvent être utilisées dans le cadre de recherches/analyses sans le consentement uniquement si les informations ont été rendues anonymes/dépersonnalisées.

LIMITATION DE LA COLLECTE

Les informations personnelles seront limitées à ce qui est nécessaire aux fins identifiées. Les informations personnelles seront collectées dans le cadre de politiques et de procédures équitables et légales.

LIMITATION DE L'UTILISATION, DE LA DIVULGATION ET DE LA CONSERVATION

Les informations personnelles ne seront pas utilisées, divulguées ou conservées à des fins autres que celles pour lesquelles elles ont été collectées, à moins que la personne concernée n'en donne l'autorisation pour une autre raison ou que la loi ne le permette. Les informations personnelles sont conservées aussi longtemps que le dossier est actif et pour les périodes prescrites par les lois applicables. Un dossier est considéré comme inactif lorsque l'affaire est clôturée.

Les informations contenues dans un dossier inactif sont conservées pendant sept (7) ans ou, si le client était âgé de moins de 18 ans au moment du dernier contact, pendant dix (10) ans à compter du jour où le client aurait atteint l'âge de 18 ans. Dans les cas où il existe une maladie à longue latence, par exemple une perte d'audition, ou lorsqu'il y a un problème juridique ou une ligature en cours. Les dossiers relatifs aux maladies de longue latence seront conservés pendant 30 ans. Des lignes directrices sont en place en ce qui concerne la destruction, l'effacement ou l'anonymisation des informations personnelles lorsqu'elles ne sont plus nécessaires.

PRÉCISION ET EXACTITUDE

Les informations à caractère personnel resteront exactes, complètes et à jour dans la mesure où elles sont nécessaires aux fins identifiées pour lesquelles elles doivent être utilisées. Les représentants doivent prendre des mesures raisonnables pour confirmer que les informations personnelles sont exactes et à jour avant de prendre des décisions à partir de ces informations.

Les demandes de mise à jour ou de correction des informations personnelles qui ne peuvent être modifiées par une personne via le portail en ligne doivent être soumises par écrit au Responsable de la Confidentialité à l'adresse courriel suivante : privacyofficer@orgsoln.com.

Si un client estime qu'il y a une erreur dans les informations contenues dans son dossier, il a le droit de demander qu'elles soient corrigées ; cela s'applique aux informations factuelles et non aux opinions professionnelles que nous avons pu nous forger. Nous pouvons demander aux clients de fournir des documents qui confirment le fait que nos dossiers sont incorrects. En cas de modification, une déclaration relative aux informations modifiées est incluse dans le dossier. Si la demande de modification est rejetée, le client peut déposer un avis de désaccord dans le dossier.

INFORMATION SUR LA SAUVEGARDE

Solutions Organisationnelles Inc. protégera les informations personnelles avec des mesures de protection appropriées à la sensibilité des informations fournies. Tous les employés et les représentants de Solutions Organisationnelles doivent suivre une formation sur la protection de la vie privée et à la sécurité dans les trente premiers jours de leur emploi, et chaque année par la suite.

Ces garanties comprennent des mesures techniques, administratives, contractuelles et physiques raisonnables pour protéger toutes les informations personnelles contre la perte, le vol, l'accès non autorisé, la modification ou la divulgation. Les employés et les représentants de Solutions Organisationnelles Inc. ont le devoir de préserver la nature confidentielle des dossiers des patients à tout moment.

La confidentialité des courriels et des télécopies des clients contenant des informations médicales vitales est primordiale pour Solutions Organisationnelles Inc. Comme pour le dossier papier, le client a droit au respect de la vie privée et à la confidentialité de ses informations médicales personnelles. Les informations personnelles ne sont transmises par courrier électronique qu'à l'aide de documents PDF cryptés par un mot de passe. Les informations personnelles ne doivent jamais être discutées (y compris au téléphone) dans un lieu public ou en présence d'une personne qui n'a pas besoin de connaître ces informations dans le cadre de ses fonctions et responsabilités au sein de l'Organisation. Les informations personnelles ne doivent pas être divulguées dans un message laissé sur une boîte vocale ou un répondeur sans le consentement préalable de la personne concernée. En outre, si une demande est faite par téléphone par une personne, le représentant authentifiera l'appelant avant de discuter des renseignements personnels de la personne.

Les clients seront informés des questions relatives à la protection de la vie privée et recevront des instructions détaillées concernant les informations qu'ils fournissent sur internet. Toutes les données des clients contenant des informations sensibles et confidentielles font l'objet de mesures de sécurité afin d'en contrôler l'accès. Pour assurer la protection des dossiers des clients, il est interdit de retirer les dossiers originaux des bureaux de Solutions Organisationnelles Inc.

Les contractants
Les personnes qui sont engagées pour travailler pour nous doivent avoir pris connaissance de la politique de confidentialité de Solutions Organisationnelles Inc. et y avoir consenti. L'objectif principal de la collecte d'informations personnelles est de s'assurer que nous pourrons les contacter à l'avenir (pour d’autres missions de travail par exemple) pour les communications nécessaires liées au travail (envoi de chèques de paie), les lettres de référence ou l'évaluation de leur travail.

Accord sur les audits de réclamation
Les audits ne sont autorisés que s'ils sont spécifiés dans le contrat du client. Les auditeurs doivent signer un accord de confidentialité lorsqu'un audit de réclamation a lieu. Si Solutions Organisationnelles Inc. sous-traite les services décrits dans la politique à une autre entreprise, Solutions Organisationnelles Inc. demandera à l'entreprise sous-traitante de s'engager par écrit (signé et daté) à respecter la confidentialité et la sécurité de toutes les informations personnelles auxquelles elle pourrait avoir accès.

Évaluations de l'impact sur la vie privée (EIVP)
Lors de l’acquisition, du développement ou de la modification importante d'un système ou d'un processus impliquant le traitement de données à caractère personnel, la direction doit appliquer l'évaluation de l’impact sur la vie privée de l'organisation afin de s'assurer que des mesures adéquates sont prises pour protéger les données à caractère personnel.

OUVERTURE TRANSPARENCE

Solutions Organisationnelles Inc. mettra à disposition des politiques et des procédures spécifiques concernant les informations personnelles d'un individu de sorte que ces informations soient facilement accessibles et compréhensibles. Une version publique de la politique de confidentialité est disponible sur le site internet de l'entreprise. Sur demande écrite, nous répondrons aux demandes de renseignements concernant nos pratiques en matière de gestion des informations personnelles.

INDIVIDUAL ACCESS ACCÈS INDIVIDUEL

La politique de Solutions Organisationnelles Inc. est que les clients ont le droit légal et moral de connaître les informations contenues dans leurs dossiers.

Solutions Organisationnelles Inc. donnera accès à une personne qui souhaite examiner ou vérifier des informations personnelles. Lors de la demande d'examen, l'identité du dossier sera vérifiée. Une fois l'identité vérifiée, l'individu sera autorisé à examiner les informations personnelles qui ont été collectées ; les individus peuvent faire une demande écrite à Solutions Organisationnelles Inc. et, dans un délai raisonnable, demander comment leurs informations personnelles sont utilisées et à qui elles ont été divulguées.

Requests for details regarding the personal information held and how it has been used and disclosed must be submitted in writing to the Privacy Officer at privacyofficer@orgsoln.com.

Les individus peuvent demander la suppression des informations personnelles les concernant qui sont en notre possession. Les demandes de suppression des informations personnelles d'un individu doivent être soumises par écrit au Responsable de la Confidentialité à l'adresse courriel suivante : privacyofficer@orgsoln.com. Solutions Organisationnelles Inc. fera tout son possible pour répondre à ces demandes, sous réserve des limitations légales et des accords contractuels. La suppression d'informations peut entraîner l'interruption d'un produit ou d'un service.

INFORMATIONS SUR LE SITE INTERNET

Solutions Organisationnelles Inc. utilise sa page "Carrières" afin de communiquer sur les opportunités de carrière au sein d’OSI. Lorsqu'une personne soumet son curriculum vitae sur notre site internet en cliquant sur le bouton "Soumettre", elle soumet des informations personnellement identifiables.

Pour les membres du grand public et les clients, notre objectif principal en matière de collecte de renseignements personnels est de fournir des avis d'événements spéciaux, tels qu'un séminaire ou une conférence, ou de les informer des services offerts par Solutions organisationnelles Inc.

LIENS VERS LES AUTRES SITES

La politique de confidentialité ne couvre que le site internet de Solutions Organisationnelles Inc. Lorsque vous visitez notre site internet, vous remarquerez qu'il contient des liens qui peuvent vous conduire à des sites exploités par des tiers qui ne sont pas sous le contrôle de Solutions Organisationnelles Inc. et qui ne sont pas couverts par la présente politique de confidentialité. Si vous utilisez un lien, nous vous conseillons donc de vérifier les pratiques et politiques de confidentialité applicables à chaque nouveau site. Chez Solutions Organisationnelles Inc., nous n'acceptons aucune responsabilité quant aux pratiques des autres sites internet.

ADRESSER DES PLAINTES ET DES SUGGESTIONS

Tout individu peut adresser une plainte ou une suggestion concernant le respect des principes susmentionnés. Solutions Organisationnelles Inc. a mis en place des politiques et des procédures pour recevoir, enquêter et répondre aux plaintes et aux suggestions telles que :

• des questions, des préoccupations ou des demandes concernant les politiques ou pratiques de traitement des données de l'organisation
• des demandes d'identification de la ou des personnes désignées par l'organisation pour veiller au respect des lois sur la confidentialitéé, et

Toutes ces questions peuvent être adressées au Responsable de la Confidentialité aux numéros suivants : 905-315-7179 ou au 1-866-674-7656, ou en envoyant un courriel à privacyofficer@orgsoln.com.

Pour toutes autres questions concernant cette Politique de Confidentialité, veuillez contacter :
Liz R. Scott, Responsable de la confidentialité / DG
SOLUTIONS ORGANISATIONNELLES INC.
2186 Mountain Grove Ave., Suite #253
Burlington, ON L7P 4X4
privacyofficer@orgsoln.com